1435/2/7هـ
أهمية السكرتارية
يتمثل العمل الرئيسي للسكرتارية ( الخاصة / العامة / الفنية ) في المحافظة على أسرار العمل والعاملين ، فالسكرتير الخاص الذي في خدمة رئيس من الرؤساء يطلع على اخطر وأدق المهام والأسرار التي يتبادلها هذا الرئيس سواء كانت تتعلق بمشاكل العاملين أو بأسرار العمل. أما السكرتير الفني كسكرتير الاجتماعات فانه يطلع بطبيعة الأحوال على أهم الموضوعات التي تتناولها المناقشة بتلك الاجتماعات كسياسات العمل وخططه ، وبرامج القوى العاملة ، أو أنشطة الإنتاج والخدمات والتسويق والتخزين والتوزيع أو المشاكل المالية الخاصة بالشركة وغيرها …… . أما السكرتير العام أو الأمين العام فهو بطبيعة وضعه يطلع على المعاملات الواردة للمنشأة ، كما يشرف على الخدمات الإدارية وما تحتويه من أعمال وأسرار في بعض الحالات. وإذا كان البعض يقلل من البريق المعنوي لوظيفة السكرتير ، فانه تجدر الإشارة إلى أن المدير الفعال هو الذي يسعى دائما إلى تعضيد مكتبه بالكوادر البشرية ( السكرتارية ) القادرة على القيام بالعمل المكتبي والراغبة فيه . فهو يرى من خلالهم وبعيونهم أحوال العمل وسير وتدفق المعاملات ، وخطط وبرامج الإنجاز ، فهم يديرون وقته بمهارة وينفذون تعليماته بدقه إذا تحلوا بالمهارات الواجد توافرها فيهم ، ولا جاز لنا أن نطلق عليهم بأنهم الساعد الأيمن للمدير والعين الأخرى له ، وبهذا تتحقق الفائدة المرجوة من وجودهم في جهاز خدمي معاون يجعل الصعب يسيرا والمستحيل ممكنا .وللسكرتارية أهمية بالغة تستمد جذورها من مسئولياتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ برامج العمل ، والتنسيق بين عمل الإدارات المختلفة بالشركة كتحديد مواعيد الاجتماعات مع مسئولي الإدارات والأقسام بالشركة والأعداد التمهيدي الخاص بها . واستقبال البريد الوارد إلى المدير وعرضه في التوقيت المناسب وتلقى التعليمات في شأنه وتنفيذها ، وتوجيه مسارات حركة البريد الصادر ، والقيام بأعمال الحفظ والأرشيف للملفات بعد تصنيف المعاملات وتسجيلها تيسيرا لطلبها عند الحاجة لاسترجاع البيانات والمعلومات التي تحتويها لاتخاذ القرارات المطلوبة بالمستوي المطلوب دون إهدار للوقت المستغرق والجهد المبذول في الإنجاز .
يتمثل العمل الرئيسي للسكرتارية ( الخاصة / العامة / الفنية ) في المحافظة على أسرار العمل والعاملين ، فالسكرتير الخاص الذي في خدمة رئيس من الرؤساء يطلع على اخطر وأدق المهام والأسرار التي يتبادلها هذا الرئيس سواء كانت تتعلق بمشاكل العاملين أو بأسرار العمل. أما السكرتير الفني كسكرتير الاجتماعات فانه يطلع بطبيعة الأحوال على أهم الموضوعات التي تتناولها المناقشة بتلك الاجتماعات كسياسات العمل وخططه ، وبرامج القوى العاملة ، أو أنشطة الإنتاج والخدمات والتسويق والتخزين والتوزيع أو المشاكل المالية الخاصة بالشركة وغيرها …… . أما السكرتير العام أو الأمين العام فهو بطبيعة وضعه يطلع على المعاملات الواردة للمنشأة ، كما يشرف على الخدمات الإدارية وما تحتويه من أعمال وأسرار في بعض الحالات. وإذا كان البعض يقلل من البريق المعنوي لوظيفة السكرتير ، فانه تجدر الإشارة إلى أن المدير الفعال هو الذي يسعى دائما إلى تعضيد مكتبه بالكوادر البشرية ( السكرتارية ) القادرة على القيام بالعمل المكتبي والراغبة فيه . فهو يرى من خلالهم وبعيونهم أحوال العمل وسير وتدفق المعاملات ، وخطط وبرامج الإنجاز ، فهم يديرون وقته بمهارة وينفذون تعليماته بدقه إذا تحلوا بالمهارات الواجد توافرها فيهم ، ولا جاز لنا أن نطلق عليهم بأنهم الساعد الأيمن للمدير والعين الأخرى له ، وبهذا تتحقق الفائدة المرجوة من وجودهم في جهاز خدمي معاون يجعل الصعب يسيرا والمستحيل ممكنا .وللسكرتارية أهمية بالغة تستمد جذورها من مسئولياتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ برامج العمل ، والتنسيق بين عمل الإدارات المختلفة بالشركة كتحديد مواعيد الاجتماعات مع مسئولي الإدارات والأقسام بالشركة والأعداد التمهيدي الخاص بها . واستقبال البريد الوارد إلى المدير وعرضه في التوقيت المناسب وتلقى التعليمات في شأنه وتنفيذها ، وتوجيه مسارات حركة البريد الصادر ، والقيام بأعمال الحفظ والأرشيف للملفات بعد تصنيف المعاملات وتسجيلها تيسيرا لطلبها عند الحاجة لاسترجاع البيانات والمعلومات التي تحتويها لاتخاذ القرارات المطلوبة بالمستوي المطلوب دون إهدار للوقت المستغرق والجهد المبذول في الإنجاز .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق