مفهوم السكرتارية

• مصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .


• ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوى هذه الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير ، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها .