أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

1435/2/28 هــ


أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :
1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .


4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .

7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :

1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.

1435/2/22هـ

حافظ الأسرار

تنعكس حساسية المهنة وطبيعتها الأساسية في اسمها. فكلمة «secretary» إنجليزية، تم تطويعها أو ليّها عربياً إلى «سكرتير» أو «سكرتيرة» (رغم اكتساب المسمَّى صيغة أنثوية في النهاية)، وهي مشتقة من الكلمة اللاتينية «secernere» التي تعني «التمييز» أو «الفصل بين الأشياء» بغية الحفاظ عليها وعدم إفشائها، وهو ما يعني أنها سرية. وهكذا فإن الـ «secretarius» باللاتينية هو الـ «secretary» بالإنجليزية، أي السكرتير، وهي كلمة مشتقة من «secret»، أي السر. ما يكشف عن جوهر مهنة السكرتير بوصفه شخصاً موثوقاً، كتوماً، حافظاً للأسرار. وفي الزمن القديم، كان السكرتير هو شخص حيوي، مالك للمعلومات التي تتعلق بالمتنفذين ورجالات الدولة، من ملوك وأشراف وقادة جيش، وبالتالي، كانت وظيفته أقرب ما تكون في حقيقة الأمر إلى الوظائف النخبوية.

منذ عصر النهضة وحتى أواخر القرن التاسع عشر، اقتصرت أعمال السكرتارية على الرجال، حيث كانوا أقرب إلى مساعدين أو مستشارين لرجال الدولة والتجار، يتولون عنهم كتابة الرسائل بما عرف عنهم من ملكة لغوية وتعبيرية استثنائية، علاوة على القيام ببعض الأعمال المحاسبية والقانونية -التي تستلزم معرفة رياضية لا تخلو من تبحّر- ومتابعة تفاصيل «إدارية»، مقدمين المشورة والنصح، متمتِّعين بثقافة عامة، مطلعين على ما يُستجد من تطورات في الساحة الاقتصادية والسياسية لمساعدة أهل الحكم والمال في اتخاذ القرار. كما كانوا يجيدون عدة لغات من بينها اللاتينية، وهو ما أضفى على مهنة السكرتير -الذي يُشار له أيضاً بالكاتب- رقياً ورفعة مستوى، وجعله بمنأى عن المتطفلين على مهن ليست لهم. (يا لها من مفارقة أن تتقزم هذه المهنة في الوقت الراهن بحيث تخضع لتوصيف تنميطي «تحقيري» في بعض الأحيان، يجعل من السكرتير -خاصة إذ تضاف إلى الكلمة التاء المربوطة- مجرد وجه حسن وقامة هيفاء و«طبَّاعة» سريعة في أفضل الأحوال، بمواصفات كان يُعلن عنها -حتى عهد قريب- في الصحف تحت عنوان: «مطلوب سكرتيرة، حسنة المظهر، لا يزيد عمرها على 25 عاماً» -كما لو كان صاحب العمل يبحث عن عروس- مع إغفال الإشارة إلى أي مؤهلات أكاديمية أو مهنية فارقة).

مع اختراع الآلة الكاتبة في ثمانينيات القرن التاسع عشر، بدأت مهنة السكرتارية تستقطب عدداً متزايداً من النساء، مع تراجع دور «السكرتير» من حيث جوهره النخبوي تاريخياً، والتحول فعلياً من الكتابة والاجتراح وإسداء المشورة إلى دور ناسخ، يتلقى الأوامر وينفذها من دون إبداء كبير رأي. وهو دور -للأسف- بدت المرأة أكثر استعداداً من الرجل للقيام به امتداداً لدورها في البيت والمجتمع بوصفها بعيدة تاريخياً عن دائرة صنع القرار. 

مع اندلاع الحرب العالمية الأولى، التي اتخذت من ملايين الرجال في أوروبا وقوداً لها، باتت أعمال السكرتارية مقتصرة على النساء فقط. ومنذ ذلك التاريخ، انسحب الرجال من الوظيفة التي اكتسبت طابعاً «نسوياً»، كما انسحبت الوظيفة نفسها من توصيفها التاريخي المهم، لتتقزَّم وتتحجَّم.

السكرتارية مهنة نخبوية تاريخياً.. البقاء للأصلح تكنولوجياً

1435/2/22هـ

السكرتارية

مهنة نخبوية تاريخياً..

البقاء للأصلح تكنولوجياً

على مدى التاريخ القريب جداً، بدت مهنة السكرتارية الأكثر تأثراً بالتكنولوجيا في إطار ما يُعرف بالثورة المعلوماتية، التي اجتاحت رياحها «أخضر» مهن عديدة و«يابسها»؛ ذلك أنه إذ بدا أن هذه الثورة تعزِّز كفاءات مهن كالطب والهندسة، تملأ النواقص، وتدحض اجتهادات في غير محلها -خاصة في المجال البحثي- فإنها بالمقابل صُوِّرت على أنها تهديد كبير لوظيفة «السكرتير» أو «السكرتيرة»، ينذر بإقصائها وإلغائها من سوق العمل، ذلك أن الأجهزة الإلكترونية أو الذكية قادرة على القيام بمهمات السكرتارية.. وربما أفضل من العنصر البشري! فهل يكون عهد السكرتارية في طريقه إلى الأفول؟
فريق التحرير يسعى إلى الإجابة عن هذا السؤال، من خلال تفحص كافة احتياجات العمل الإداري، ومن مختلف الأوجه، وحقيقة ما طرأ عليها من تغيرات بفعل التكنولوجيا.

لعلّ توصيف «السكرتير» أو «السكرتيرة» قد أُسيء استخدامه في المنطلق. إذ كان -ولا يزال إلى حدّ كبير- يُنظر إلى أعمال السكرتارية باعتبارها مهنة متاحة للأقل حظاً، للأقل خبرة، وللأقل تأهيلاً علمياً. بل إننا نرى في بعض المؤسسات الحكومية المترهلة أن قسم السكرتارية هو ذاك الذي يُقذف إليه بـ «العمالة» الفائضة في شكل من أشكال البطالة المقنعة. 

أما في القطاع الخاص، الذي يُفترض فيه أن يكون قائماً على مبدأ الإنتاج والاستغلال -حد الاستنزاف- للأيدي العاملة، فإن السكرتارية ببساطة هي القسم الذي «يرد على الهاتف»، و«يحوِّل المكالمات» من وإلى المدير، إلى جانب أعمال ورقية ومكتبية روتينية لا تشكل تحدياً كبيراً، كما أنها لا تندرج في إطار العمل المبدع الخلاق. قد يشرف عليه شخص، في الغالب امرأة ذلك أن المهنة اقترنت -دون وجه حق بالنساء أكثر من الرجال- أو قد يكون عبارة عن طاقم من الموظفين الإداريين، وفي جميع الأحوال هم بمثابة «المنطقة العازلة» بين المدير وموظفيه من جهة، وبين المدير ومراجعيه «الخارجيين» من جهة أخرى.

بداية، قد يصحّ القول هنا إن السكرتارية من المهن التاريخية التي بدأت كبيرة، مهمة، حيوية، وحساسة عُهد بها إلى رجالات «منذورين» لها ثقافياً واجتماعياً، وانتهت صغيرة ومتقزِّمة؛ حيث أُسيء استخدامها وأُسيء تمثيلها والتعبير عنها.

1435/2/21هـ

السكرتير التنفيذي الناجح

1435/2/21هـ

: السكرتارية المتخصصة :

السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية 

ويتفرع إلى فروع عدة وهي : 

* مدير المكتب 

* القانوني

* الصحفي

* الطبي

* الفني

* التعليمي 

* الإحصائي
أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :

• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..

• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..

• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..

• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..

التعرف على أنواع السكرتارية وأعمال كل نوع

1435/2/14هــ

التعرف على أنواع السكرتارية وأعمال كل نوع ...

أنواع السكرتارية :

خاصة 

متخصصة 

عامة 

أولاً : السكرتير الخاص :

هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً 

لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …

وتتلخص أعماله فيما يلي :

1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..

2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..

3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..

4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..

5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..

6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..

7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..

يتبع......

الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :

1435/2/13هـ

الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :

السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..

حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..

أضيف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل

في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي 

بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..

ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي 

أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....

أهمية السكرتارية

1435/2/7هـ

أهمية السكرتارية


    يتمثل العمل الرئيسي للسكرتارية ( الخاصة / العامة / الفنية ) في المحافظة على أسرار العمل والعاملين ، فالسكرتير الخاص الذي في خدمة رئيس من الرؤساء يطلع على اخطر وأدق المهام والأسرار التي يتبادلها هذا الرئيس سواء كانت تتعلق بمشاكل العاملين أو بأسرار العمل.   أما السكرتير الفني كسكرتير الاجتماعات فانه يطلع بطبيعة الأحوال على أهم الموضوعات التي تتناولها المناقشة بتلك الاجتماعات كسياسات العمل وخططه ، وبرامج القوى العاملة ، أو أنشطة الإنتاج والخدمات والتسويق والتخزين والتوزيع أو المشاكل المالية الخاصة بالشركة وغيرها …… .    أما السكرتير العام أو الأمين العام فهو بطبيعة وضعه يطلع على المعاملات الواردة للمنشأة ، كما يشرف على الخدمات الإدارية وما تحتويه من أعمال وأسرار في بعض الحالات.   وإذا كان البعض يقلل من البريق المعنوي لوظيفة السكرتير ، فانه تجدر الإشارة إلى أن المدير الفعال هو الذي يسعى دائما إلى تعضيد مكتبه بالكوادر البشرية ( السكرتارية ) القادرة على القيام بالعمل المكتبي والراغبة فيه . فهو يرى من خلالهم وبعيونهم أحوال العمل وسير وتدفق المعاملات ، وخطط وبرامج الإنجاز ، فهم يديرون وقته بمهارة وينفذون تعليماته بدقه إذا تحلوا بالمهارات الواجد توافرها فيهم ، ولا جاز لنا أن نطلق عليهم بأنهم الساعد الأيمن للمدير والعين الأخرى له ، وبهذا تتحقق الفائدة المرجوة من وجودهم في جهاز خدمي معاون يجعل الصعب يسيرا والمستحيل ممكنا .وللسكرتارية أهمية بالغة تستمد جذورها من مسئولياتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ برامج العمل ، والتنسيق بين عمل الإدارات المختلفة بالشركة كتحديد مواعيد الاجتماعات مع مسئولي الإدارات والأقسام بالشركة والأعداد التمهيدي الخاص بها . واستقبال البريد الوارد إلى المدير وعرضه في التوقيت المناسب وتلقى التعليمات في شأنه وتنفيذها ، وتوجيه مسارات حركة البريد الصادر ، والقيام بأعمال الحفظ والأرشيف للملفات بعد تصنيف المعاملات وتسجيلها تيسيرا لطلبها عند الحاجة لاسترجاع البيانات والمعلومات التي تحتويها لاتخاذ القرارات المطلوبة بالمستوي المطلوب دون إهدار للوقت المستغرق والجهد المبذول في الإنجاز . 

صفات السكرتير

1435/2/7هـ

الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :

    تتلخص في :

  الصفات الشخصية

    الصفات العلمية  

    الصفات العملية

أولا الصفات الشخصية :

    أن يكون صادقا أمين يحفظ أسرار المنشأة

    أن يتميز باللباقة وحسن التصرف

    أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة

    أن يكون قوى الثقة بنفسه

    أن يكون حسن المظهر

    أن ينجز العمل بإتقان ودقة

    أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع

ثانيا : الصفات العلمية :

    أن يكون حاصلا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية

    أن يكون واسع الاطلاع على ما يستجد في مجال عمله

    أن يكون قادرا على التعبير بلغة صحيحة

    أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المتبعة داخل المنشأة

    أن يطلع على الأعمال الحكومية المتعلقة بأعمال المنشأة

مفهوم السكرتارية

• مصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .


• ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوى هذه الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير ، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها .